سیستم‌سازی ساخت و ساز (برای سازندگان ساختمان)
قسمت اول
از درون بهم ریختگی‌ها، سادگی و از درون آشفتگی‌ها، نظم را بیرون بکش “آلبرت انیشتین”
یکی از نیازهای پنهان در کسب و کار ساخت و ساز جهت ارتقاء کیفی کار ساخت و فروش ساختمان نیاز به سیستم‌سازی مدیریتی است.
وابستگی اداره شرکت و کارگاههای ساختمانی به حضور دائم شخص اول شرکت (مدیر عامل، سازنده) برای حل دائم پرونده‌های نیمه‌باز، تصمیم‌گیری‌ها، پیگیری‌های اجرایی و مالی نشانگر اختلال در سیستم کسب و کار و مدیریت شخص محور است.
در حالی‌که شخص اول یک مجموعه یا شرکت اکثر کارهای تصمیم‌گیری‌ها، پیگیری‌ها، حل و فصل مسائل حقوقی، مالی، امور پیمانکاران و انتخاب روش اجرا و سایر مسائل را انجام می‌دهد، سیستم کاری، شخص محور و به روش سنتی هدایت می‌شود، بنابراین شخص اول تبدیل به یک کارمند پرکار شده که مالک شرکت هم هست.
سیستم مجموعه‌ای از عناصر به هم پیوسته است که در مورد ساختمان سازی منجر به تولید پروژه‌های با کیفیت و در نهایت سود می‌شود و متشکل از عناصر ذیل میباشد:
1.تجهیزات 2. افراد 3. دستورالعمل‌ها 4. مستندات 5. استانداردها(کدها)
اولویت سیستم‌سازی مدیریتی کشف الگوهای شکست تکرار شونده است. برای مثال خیلی وقت‌ها به خاطر تداخل معماری داخلی و مکانیکال جای دریچه‌های دمش یا عناصری مثل اسپرینکلر پس از اجرا جابجا می‌شود و دوباره‌کاری زیادی داریم. در این حالت نیاز به شناسایی ریشه مشکل و یافتن راه حل دائم داریم.
به گزارش واحد سیستم‌سازی کلوپ معماران و سازندگان در مرحله اول لازم است فعالیت‌های اصلی کسب و کار یک سازنده تفکیک، بررسی و شناسایی شود. نیاز به مستندسازی دقیق، تدوین اهداف راهبردی اصلی، اصول اجرایی و روش انجام کارها از مسائل مهم کنترل فعالیت‌های اجرایی سازنده‌ها است.
سیستم کاری سازنده‌ها به سه قسمت اصلی تقسیم می‌شود:
- • سیستم کسب و کار (کلی) به مفهوم مدیریت بیزینس ساخت و ساز
- • سیستم پرسنل انسانی (مدیریت نفرات دفتر مرکزی)
- • سیستم کارگاهی
تدوین اهداف راهبردی و اصول اجرایی سیستم‌سازی ساخت و ساز
در مرحله اول مستندسازی که تدوین اهداف راهبردی است (این مرحله توسط خود مدیر مجموعه تدوین می‌شود.) در یک صفحه اهداف اصلی مجموعه تدوین می‌شود که مانند هسته‌ای است که بقیه فعالیت‌ها به دور آن شکل می‌گیرند. در مرحله دوم اصول اجرایی به صورت ساده، قابل فهم و قابل یادگیری با استناد به واقعیت‌ها و امکانات و پتانسیل فضای کار سازنده تبیین می‌شود. این مرحله با کمک واحد سیستم‌سازی کلوپ معماران و سازندگان و سازنده تنظیم می‌شود.
دستورالعمل‌ها (سیستم‌سازی ساخت و ساز)
در مرحله سوم ابتدا زیرسیستم‌ها تفکیک و شناسایی می‌شود (مثلا در مورد سیستم مدیریت دفتر مرکزی یا کارگاه روش سنجش عملکرد پرسنل تدوین می‌شود.) و به تدریج مراحل متوالی 1 و 2 و3 و تا n ابتدا به‌صورت موجز و مختصر و مفید گردآوری می‌شود و به تدریج توسط کل پرسنل فنی نسبت به شرایط موجود و تست مراحل کامل می‌شود.
تغییر سیستم شخص محور به سیستم مکانیکی
تدوین روش‌های اجرا (گام‌های اجرایی) سیستم ساخت و ساز را از تصمیم‌گیری‌های آنی مبتنی بر تشخیص آنی یک شخص که روحیات متفاوتی در شرایط مختلف دارد، باعث تبدیل سیستم انسانی (که بسیار متغیر است) به یک سیستم مکانیکی می‌شود.
تمام دنیا مجموعه‌ای از سیستم‌ها و فرایندهای منظم و متوالی است. سیستم مکانیکی مثل سیستم یک ماشین و یا یک درخت با یک هدف ثابت و روش ثابت کار می‌کند. در فرایند مکانیکی شخص برای مثال در زیر سیستم اجرای سفت‌کاری براساس تقسیم مراحل به گام‌های 1 تا n سعی می‌شود به‌گونه‌ای تنظیم شود که خطای انسانی در کار به حداقل ممکن برسد و مراحل تا حد امکان ساده شوند و در نتیجه خروجی همواره یکسان شود.
حمله به مشکلات بجای دفاع
در تجربیات اکثر سازنده‌ها و تحلیل سیستم‌های ساخت و ساز دیده می‌شود بجای یک سیستم ضد حریق در کسب و کار به خاموش کردن موقت شعله‌های آتش می‌پردازند.
سیستم‌های پیشگیری کننده مثل بک‌آپ منظم از فایل‌ها (جلوگیری از سردرگمی و بحران از بین رفتن اطلاعات فنی) یا تشریح مراحل کار هر قسمت از سیستم (عدم وابستگی صرف به وجود ثابت در یک سمت) باعث جلوگیری از مشکلات آتی خواهد شد.
بک‌آپ گرفتن از مدیرعامل شرکت
وجود شخصی به‌عنوان دست راست مدیرعامل، همچنین اکثر مدیران کارگاه باعث می‌شود در صورت نیاز کارها واگذار شود و مدیر مجموعه بتواند وقت آزاد برای رسیدن به امور غیر کاری هم داشته باشد. همان‌طور که قبلا اشاره شد چالش اصلی، تبدیل سیستم‌های طبیعی انسان (متغیر براساس شرایط) به سیستم‌های ثابت و قابل اعتماد است.
در این روش با تدوین اصول تصمیم‌گیری و اقدام و امکان انجام فرایند (دستورالعمل) بدون حضور موقت هر یک از عوامل انسانی وجود خواهد داشت.
تفکیک بررسی، ترمیم، ثبت و سندبرداری از فرایند کار (دستورالعمل‌ها) پروسه‌ای سه تا شش ماه است که با همکاری پرسنل، مدیریت و دپارتمان تخصصی سیستم‌سازی کلوپ معماران و سازندگان انجام می‌پذیرد.
تدوین دستورالعمل از کجا آغاز می‌شود؟
اولین مرحله پس از شناخت و تدوین عناوین زیرسیستم‌ها، واکاوی و نوشتن دستورالعمل فرایندهایی است که باعث ایجاد مشکلات تکرار شونده می‌شود. (برای مثال پرت مصالح یا ایجاد مشکلات متعدد در اتصال سازه به عناصر سفت‌کاری و غیره.)
واحد مشاوره کلوپ معماران و سازندگان آماده مشاوره در زمینه عارضه یابی ئو سیستم سازی کسب و کار سازندگاه ( دفتر مرکزی، چارت سازمانی، کارگاههای ساختمانی) میباشد.
