تعاریف واژه های کلیدی در مدیریت سازمان یک سازنده:
تعریف کارایی، اثربخشی و بهره‌وری
کارایی : به انجام دادن درست کارها، کارایی می‌گویند و در تعاریف مدیریتی به معنی انجام کار است.
اثربخشی : زدن به هدف یا برآورده کردن اهداف می‌باشد. افزایش اثربخشی به این معناست که فعالیتهای من، با هدف‌های من همسو است.
بهره‌وری : انجامِ درستِ کارِ درست است و در ایران به مجموع کارایی و اثربخشی، بهره‌وری می‌گویند.
با مثال زیر تفاوت کارایی و اثربخشی را مشخص می‌کنیم:
شخصی در یک شرکت مسئول گزارش‌دهی است و مدیر از او تقاضا می‌کند که گزارشی از پیشرفت پروژه‌ها برای جلسه فردا صبح ساعت 8 آماده کند. این جلسه فوریتی و خارج از برنامه بوده و برای مدیر بسیار حائز اهمیت است.
شخص بلافاصله گزارش‌نویسی را شروع می‌کند و با تجزیه و تحلیل آمارهای پروژه های مختلف و تفسیر داده‌ها به نوشتن ادامه می‌دهد و تا نیمه شب روی گزارش تمرکز کرده و با اعداد و ارقام درست و واقعی گزارش را به اتمام می‌رساند و فردا صبح ساعت 7 به مدیر تحویل می‌دهد. اما مدیر برخورد غیرمنتظرانه‌ای با او داشته و ابراز می‌کند که این گزارش متناسب با خواسته‌اش نیست. در اینجا کار شخص، کارایی لازم را داشته است یعنی کاری که به شخص سپرده شده بود، به نحو احسن انجام شده است. اما اثربخشی (برآورده کردن اهداف) در این کار محقق نشده است که در اینجا رضایت مدیر مدنظر بوده است.
اثر بخشی و کارایی، کدام مهمتر است؟
اثربخشی نسبت به کارایی ارجع‌تر است و با تعریف اهداف و مدیریت استراتژیکی در سازمان گره می‌خورد. در مثال بالا برای داشتن اثربخشی کار لازم بود که عضو سازمان از مدیر تمام الزامات گزارش را بصورت شفاف خواستار می‌شد تا بتواند گزارشی متناسب با خواسته‌های مدیر آماده کند. اما اگر زمانی خود مدیر نیز اطلاعی از محتویات گزارش نداشته باشد، در آن سازمان هرگز بهره‌وری اتفاق نخواهد داشت.
بهره‌وری حاصل جمع کارایی+اثربخشی
در ایران حاصل‌جمع کارایی و اثربخشی برابر با بهره‌وری است. در سازمان‌های ایران، اعضا تمام ساعات کاری را کار می‌کنند و به قول معروف عرق می‌ریزند اما در نهایت خروجی قابل توجهی ندارند. یعنی ممکن است کارشان کارا باشد ولی اثربخش نیست به این دلیل که در بیشتر مواقع اهداف و استراتژی کارشان و حتی رویکرد سازمان مشخص نیست. در نتیجه دلیل اصلی پایین بودن بهره‌وری در ایران به ضعف اثربخشی (یا ضعف اهداف و استراتژی سازمانی) مربوط می‌شود. گاهی به دلیل تعدیل نیروها این اتفاق می‌افتد مثلاً تا چندین سال پیش، وزیر نیرو از پروژههای سدسازی حمایت می‌کرد و رویکرد سازمان به این سمت بود ولی در حال حاضر با وزیر جدید به سازمان، رویکرد سازمانی عوض شده و پروژههای سدسازی در ایران را لازم‌الاجرا نمی‌شمارد.
مفهوم کارایی و اثربخشی در رهبری و مدیریت در حوزه ساختمان و ساخت و ساز
رویکرد رهبری با مفهوم اثربخشی و رویکرد مدیریت با مفهوم کارایی همسو می‌باشد.
مثال: اگر نردبان را به دیوارِ درست تکیه بدهیم، این عمل رویکرد رهبری خواهد بود و اینکه از این نردبان با کمترین میزان هزینه، زمان و انرژی و با بالاترین میزان کیفیت بالا برویم، مربوط به رویکرد مدیریت خواهد بود. حال اگر نردبان را به دیوارِ اشتباه تکیه بدهیم، هر چقدر که مدیریت مناسبی داشته باشیم، هرگز به نتیجه خوب نمی رسیم. به عبارت دیگر، “کسب هر گونه موفقیت در مدیریت نمی‌تواند شکست در رهبری را جبران نماید”.
در زمان برنامه‌ریزی برای رویکرد رهبری، آرمان و راهبرد تعریف می‌شود، برای اعضای سازمان مسئولیت‌ها و تعهداتی را مشخص کرده و برای اعضا انگیزه ایجاد می‌کنیم.
در طرف مقابل، برای رویکرد مدیریت، محدوده، زمان و هزینه پروژه تعریف شده و مشخص می‌کنیم اعضای سازمان هر کدام چه نقشی در تعهدات سازمانی دارند. همچنین مشکلات اعضا را رفع کرده و پیشرفت را کنترل می‌کنیم.
اهمیت رهبری در پروژههای ساختمانی
اهمیت رهبری را زمانی می‌توان بعنوان تعریف سازمانی ایجاد بکنیم که پروژه ما با مشکل مواجه شود یا اینکه بالاخره عدم قطعیت یا ریسک ها زیاد شود.
سطح های مختلف رهبری
1-1- سطح استبدادی
رهبر همیشه از تغییر و تحول تبعیت می‌کند و با تغییر آمیخته است.
1-2- رهبری استبدادی-مشاوره‌ای
قدرت و اقتدار قانونی، در انحصار رهبر سازمان است و تصمیمات بدون مشورت با اعضای تیم و توسط رهبری گرفته می‌شود. اما در مرحله‌ای به صورت فرمالیته، اعضای سازمان را به منظور شنیدن اظهارات و پیشنهادات آنها فراخوانده و در واقع قصد دارد تا تصمیمات از پیش تعیین شده خود را ابلاغ کند.
1-3- رهبری دموکراتیک
رهبر از قبل تصمیم خود را نگرفته است و به زیرمجموعه و اعضای سازمان فرصتی برای ارائه پیشنهادات را می‌دهد تا از بین آنها بهترین گزینه را انتخاب کند. در واقع اعضای تیم اجازه اظهارنظر دارند اما تصمیم نهایی توسط رهبر تیم گرفته می‌شود.
سوال: مطلوب‌ترین سبک رهبری در حوزه ساخت و ساز کدام است؟
قبلا محققان عقیده داشتند که سبک استبدادی سبک مناسبی نبوده و در مقابل سبک رهبری مشارکتی موثرترین سبک رهبری بوده است. اما اکنون عقاید حاکی از آن است که رویکرد باید رویکرد اقتضاعی باشد و شعار اقتضاعی بودن جمله معروف “بستگی دارد به…” می‌باشد.
کاربردی‌ترین مدل سبک رهبری “مدل هرسی بلانچارد ” است که در این مدل چهار حالت سبک رهبری وجود دارد و در هر شخصی دو مورد از آن مطرح است که بستگی به رویکرد و سبک رهبری فرد دارد.
دو مفهوم کلی در این زمینه وجود دارد که شامل:
الف) تمایل : هر آدمی یک انگیزه ای دارد و انگیزه یعنی داشتن رغبت انجام کاری.
ب) توانایی : دانش و مهارت لازم برای انجام کاری.
2-1- حالت اول توان و تمایل پایین
مواقعی که رهبر با اشخاصی ارتباط دارد که توانایی (دانش و مهارت) و تمایل (رغبت انجام کار) کمتری دارند، در این حالت سمت مطلوب استبدادی یا دستوری است. در ایران مدیران با سن بالا با این نوع سبک رهبری موافق هستند و از نظر آنها سبک‌های دموکراتیک و مشارکتی جایگاهی در سازمان‌های ایران ندارند. نکته قابل توجه این است که این سبک تنها زمانی درست خواهد بود که اعضای تیم نه توانایی و نه رغبتی برای انجام کار نداشته باشند.
2-2- حالت دوم توان پایین و تمایل بالا
در این مرحله اعضای سازمانی به گونه ای هستند که توانایی کم ولی تمایل بالایی دارند در این حالت سبک مطلوب اقنایی یا استدلالی است. به این معنی که رهبر بایستی مخاطب یا اعضای تیم را مجاب کند که قادر به انجام کار است در این صورت مخاطب درصدد پُر کردن خلاء تجربه یا توانایی خود برمی‌آید. این مثال در نیروی استخدامی جدید دیده می‌شود که تمایل بالایی برای انجام کاری دارند که ممکن است تجربه‌ای در این زمینه نداشته باشند.
2-3- حالت سوم توان بالا و تمایل پایین
در مرحله سوم رهبر با مخاطبی سروکار دارد که توانایی بالا ولی تمایل کمتری دارند در این حالت سبک مطلوب دموکراتیک یا مشارکتی خواهد بود. منشاء این نوعِ شخصیتی افراد، کمبود عزت نفس آنها است که شاید اگر رهبران از حضور اعضا، دانش و مهارت آنها بیشتر بهره ببرند، مطمئناً انگیزه فوق العاده بالایی در آنها ایجاد گردیده و از طرفی بهره‌بری سازمانی آنها نیز افزایش می‌یابد.
3-4- حالت چهارم توان و تمایل بالا
حالت نهایی زمانی اتفاق می‌افتد که اعضای سازمان تمایل و توانایی بالایی دارند در این حالت سبک مطلوب تفویض اختیار یا واگذاری است که رهبر اموراتی را به زیرمجموعه واگذار می‌کند و در جزئیات هیچ دخالتی ندارد. عمدتاً پروژههای بزرگ از جمله پروژه 2005 در هند که احداث نیروگاه ذغال سنگ بود از این نوع سبک رهبری محسوب می‌شوند چرا که در اظهارنامه این پروژه قید شده بود که سبک مطلوب ما تفویض اختیار است.
در مدل “هرسی بلانچارد” اینکه مدیر کدام سبک را برگزیند “بستگی دارد به …”
اولاً که رهبر بایستی به هر چهار سبک اشراف داشته باشد (یعنی هم توانایی زور گفتن، قانع کردن دیگران، دخالت دادن اعضا در تصمیم‌گیری و در نهایت تفویض اختیار را داشته باشد) و دوماً با هر شخص متناسب با سطح بلوغ آن شخص رفتار کند. نکته قابل توجه این است که در اینجا قوه تشخیص یکی از ملاک‌های مهم مدیریت و رهبری است.
تعیین اهداف و کارها بایستی بر اساس معیار اسمارت باشد. کلمه اسمارت در انگلیسی به معنای هوشمندانه است و در اینجا مخفف پنج کلمه انگلیسی می‌باشد که در زیر شرح داده شده است:
Specific: شفاف و بدون ابهام باشد یعنی چه کاری، چه کسی و در کجا باید انجام شود.
Measurable: حجم کار مشخص باشد.
Achievable: کار بر اساس نوع منابع، مدت زمان و سایر محدودیت‌ها قابل دستیابی باشد.
Realistic: با منابع موجود چه نتیجه‌ای به طور واقع بینانه انتظار می‌رود.
Time-related: زمان‌مند باشد.
تهیه شده در واحد تحقیق و توسعه گروه فنی و اقتصادی داناک
